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Quando si lavora online e si ha la necessità di seguire diversi collaboratori su progetti differenti è necessario affidarsi a un programma di organizzazione del lavoro di gruppo. Uno dei programmi migliori da utilizzare per l’organizzazione del lavoro online è sicuramente Asana.

Asana fornisce innumerevoli strumenti, ideali per capo redattori o per chi è a capo di un progetto o di una start up. Questo programma è consigliato per chi gestisce collaboratori che operano da vari sedi in Italia o nel mondo. Infatti, grazie alla piattaforma di lavoro di Asana ci si potrà confrontare sui progetti, segnalare i compiti da svolgere ecc… anche se il proprio team e sparso per il mondo.

Dunque, Asana lo si può considerare un piccolo ufficio virtuale, che viene incontro ai bisogni di coloro che condividono un progetto ma non uno spazio fisico.

Asana è uno strumento in grado di accogliere team di piccole o grandi dimensioni, inoltre ha varie funzioni che spesso servono come sostegno ai professionisti che hanno bisogno di condividere spesso risultati e opinioni su un determinato progetto.

Come registrarsi ad Asana

La piattaforma di Asana è disponibile mediante la registrazione al sito ufficiale: https://asana.com. Una volta effettuata la registrazione ci si potrà connettere alla piattaforma e iniziare a lavorare con Asana.

Dopo la registrazione avrai la possibilità di vedere un video introduttivo realizzato dalla piattaforma. Questo video è ideale per riuscire a capire quali sono le funzionalità di Asana e come impiegarle in modo produttivo. Alla fine del video, la prima cosa da fare è registrare le mail di tutte le persone che collaborano a un progetto, creando così il primo gruppo di lavoro.

Creato il gruppo di lavoro si può procedere alla configurazione delle opzioni principali di Asana. Tra le principali cose che si possono fare ci sono:

  • la creazione delle tab
  • la realizzazione di un calendario editoriale (se ad esempio hai bisogno di gestire una redazione online),
  • la programmazione delle azioni e assegnare i vari compiti al tuo team.

Vediamo insieme alcune delle sue funzioni principali.

Impostare impegni e obbiettivi con Asana

Una delle cose principali che è possibile fare con Asana è la gestione di più azioni nello stesso tempo. Infatti, oltre alla realizzazione di un piano di lavoro per il tuo team, puoi scegliere di utilizzare anche il programma per la gestione dei tuoi impegni o di quelli della tua società.

In questo caso dunque potrai scegliere di: creare delle tabelle di marcia, impostare gli impegni della giornata lavorativa, segnalare quali sono le attività in ordine di priorità.

Asana dunque è il programma ideale per gestire il team, anche stilando delle specifiche liste per gli impegni, i progetti da seguire e soprattutto per impostare la priorità su ciò che dev’essere fatto prima.

Gestire il team: le funzioni principali di Asana

Uno degli aspetti più importanti di Asana è certamente la possibilità di condividere il proprio progetto con un team. Nella versione gratuita di questa piattaforma si possono aggiungere sino a un massimo di quindici persone che possono lavorare contemporaneamente sullo stesso progetto.

Le funzioni principali per la gestione di un team sono:

  • Assegnazione dei compiti
  • Condivisione di file testuali e multimediali in tempo reale
  • Consultazione dello storico per controllare i file condivisi
  • Gestione di ogni aspetto del lavoro dalla realizzazione di un progetto, alla gestione della contabilità
  • Possibilità di realizzare un webinar per parlare nello stesso momento con tutti i propri collaboratori

Grazie a questo programma quindi si può evitare di utilizzare diversi strumenti come ad esempio: mail, Skype, e altri servizi che si impiegano per la gestione dei collaboratori. Asana non è solo un ottimo organizer ma permette anche di sincronizzare il progetto ad altre applicazioni, per evitare di effettuare innumerevoli operazioni su piattaforme differenti. Dunque, è possibile sincronizzare Asana con:

  • Google Drive
  • MailChimp
  • Evernote
  • WordPress.

Quali sono i costi di Asana?

Ogni piano di gestione di Asana permette di ottenere diversi servizi e ognuna di queste prevede un costo differente. Asana prevede in tutto tre piani di lavoro differenti: free, premium ed enterprise.

La versione gratuita è certamente tra le più utilizzate, perché si possono comunque utilizzare innumerevoli funzioni. Con la versione free è possibile:

  • Gestire 3 progetti nello stesso momento
  • Creare un team sino a 15 persone
  • Utilizzare la Dashboard e il sistema di ricerca base
  • Gestione delle attività e delle conversazioni con gli altri utenti
  • Condivisione di file e documenti con i collaboratori

Asana Premium è la versione media del programma e prevede un costo mensile di 9,95 dollari. Con il piano a pagamento puoi:

  • Aggiungere membri illimitati al team
  • Gestire e creare dashboard illimitate
  • La possibilità di suddividere tutti i progetti che si differenziano tra loro
  • Creazione di progetti privati
  • Creare sistemi per la disposizione delle attività
  • Organizzazione di webinar sia con gli utenti del team sia con i clienti
  • Protezione del sistema di Google SSO

La versione Premium è ideale per chi deve gestire diversi progetti ed ha un’azienda di grandezza media.

Infine, l’ultima versione di Asana è Enterprise. Questa versione è pensata per tutti coloro che lavorano in remoto ma devono gestire dei grandi gruppi aziendali. In questo caso non c’è un prezzo mensile ma è necessario contattare l’amministrazione di Asana e accordarsi sul costo mensile in base alla grandezza dell’azienda e dei progetti che bisogna gestire. Asana Enterprise offre tutti i servizi della versione premium, e presenta opzioni personalizzate per l’azienda, e permette infine di personalizzare la piattaforma con l’applicazione del logo aziendale.

luca valente

Blogger, SEO copywriter e consulente web marketing. Mi occupo di posizionamento nei motori di ricerca e aiuto le aziende a migliorare la loro visibilità online.

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